informasi public speaking

·         1. Seni Kehumasan: “ Kiat Memperoleh dan Menyampaikan Informasi ke publik (Public Speaking) Secara Cepat”

·         2. HUMAS Upaya sebuah organisasi untuk menjalin hubungan baik dengan masyarakat dan organisasi lainnya, sehingga terjadi saling-pengertian yang berkesinambungan. (Frank Jefkins, Public Relations Techniques)

·         3. HUMAS Seni dan kelihaian sebuah organisasi, dalam menganalisis berbagai gejala yang sedang berlangsung di tengah masyarakat, serta prediksi mengenai berbagai konsekuensi yang akan dihadapi organisasi tersebut. Hasilnya akan diimplementasikan dalam program-program pelayanan masyarakat yang menguntungkan kedua belah pihak. (Frank Jefkins, Public Relation Techniques)

·         4. Sikap Negatif Masyarakat yang Merugikan Organisasi Sikap Tidak Bersahabat (Antipati) Penuh Prasangka Ketidakpedulian Ketidaktahuan Hasilnya: Rumor (Desas-desus)

·         5. Sikap Masyarakat yang Menguntungkan Organisasi Simpati Penerimaan Tanpa Prasangka Keingintahuan Pengetahuan Hasilnya: Fakta sebenarnya yang diketahui masyarakat

·         6. Yang Diinginkan Masyarakat Kecepatan Informasi Informasi yang Faktual dan Akurat Informasi yang Mempunyai “Kedekatan” dengan Masyarakat Informasi tentang Penyelesaian Masalah yang Berkesinambungan dan Transparan Kabar Gembira Rasa Aman

·         7. Informasi Yang Paling Mudah Didapat Masyarakat Rumor di Kalangan Masyarakat (baik melalui SMS atau bisik-bisik antar-tetangga) Radio Televisi Internet (Website, Blog) Polisi

·         8. News Values (Yang Dicari Wartawan) New Important Unique Prominence Relevance Magnitude Proximity Cover both side Impact Conflict Drama/human interest Scandal

·         9. Sumber-sumber Berita (Bagi Wartawan) Masyarakat Media-media lainnya (koran, majalah, radio, televisi, internet, kantor berita) Aparat Keamanan (Polisi, Tentara) Pejabat Pemerintahan (Pusat dan Daerah) Tokoh Masyarakat Sesama Wartawan

·         10. Kiat Media dalam Memburu Berita Menempatkan wartawan pada pos-pos penting (instansi pemerintah pusat/daerah, kepolisian, organisasi kemasyarakatan/politik) Menyebarkan wartawan secara mobile (hunting) Memperbanyak koresponden dan kontributor (stringer)

·         11. Bila Polisi Ingin Menyaingi Wartawan Perkuat sentra-sentra informasi yang sudah ada, dengan memperbanyak petugas-petugas khusus di bidang tersebut. Menjadikan Masyarakat sebagai Sumber Informasi. Bekerja sama dengan wartawan. Menjadi wartawan.

Customer Service Officer (CSO)

A. Pengertian Customer Service

Adalah setiap kegiatan yang diperuntukkan atau ditujukan untuk memberikan kepuasan melalui pelayanan yang diberikan seseorang secara memuaskan. Pelayanan yang diberikan termasuk menerima keluhan / masalah yang sedang dihadapi.

Seorang Customer Service harus pandai dalam mencari jalan keluar untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh tamunya.


B. Tugas dan Fungsi Customer Service
Tugas utama Customer Service adalah memberikan pelayanan dan membina hubungan baik dengan masyarakat, sehingga harus ditekuni dengan penuh kemampuan, kecekatan dan kesabaran. Seorang Customer Service juga harus bertanggungjawab dari awal sampai selesainya suatu pelayanan.
Customer Service dapat juga berfungsi sebagai :
1. Penerima Tamu
Dalam hal ini Customer Service melayani pertanyaan yang diajukan tamu dan memberikan informasi yang diinginkan selengkap mungkin dengan ramah, sopan, menarik dan menyenangkan. Harus selalu memberikan perhatian , bicara dengan suara lembut dan jelas, menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
2. Customer Relation Office

Artinya bahwa Customer Service adalah orang yang dapat membina hubungan baik dengan seluruh tamunya.sehingga merasa senang, puas dan makin percaya. Customer Service harus menyiapkan brosur dan formulir-formulir untuk tamu, ikut membantu mengisi formulir.

3. Komunikator

Dengan cara memberikan segala informasi dan kemudahan-kemudahan kepada tamunya, juga sebagai tempat menampung keluhan, keberatan atau tempat konsultasi.

C. Syarat Customer Service

1. Syarat Fisik :

- Menarik dari segi wajah;

- ukuran badan, misalnya tinggi badan ideal untuk wanita 160 cm, dan laki-laki 165 cm.

Berat badan juga harus ideal, jangan melebihi berat normal yang ideal juga jangan terlalu kurus.

- Memiliki jiwa yang sehat artinya sehat jasmani dan rohaninya.

2. Syarat mental, harus memiliki :
- Mental yang kuat dalam melayani tamunya, karena dengan mental yang kuat akan memberikan kepercayaan diri yang lebih baik, memberikan keyakinan dan menimbulkan sifat kejujuran dan tanggungjawab yang besar terhadap apa yang dilakukannya.
3. Syarat Kepribadian :
- Energik dan gesit;
- Rasa humor dan selalu ingin maju;
- Mampu mengendalikan diri;
- Tidak mudah marah;
- Tidak terpancing untuk berbuat atau berkata kasar;
- Mengendalikan gerakan-gerakan tubuh yang terlalu mengesankan
4. Syarat Sosial :

- Jiwa Sosial yang tinggi;

- Bijaksana;

- Budi pekerti yang luhur;

- Pandai bergaul dengan siapapun;

- Dapat bekerjasama dengan berbagai pihak;

- Pandai bicara dan tidak kaku.


D. Yang harus dilakukan oleh Customer Sevice
1. Cara Melayani Tamu
a. Berikan perhatian kepada setiap tamu yang datang
b. Senyumlah kepadanya
c. Ucapkan Salam
d. Sapa : apa yang dapat kami bantu
e. Service memberikan layanan yang terbaik
f. Ucapkan maaf untuk memperhalus permintaan
g. Menanggapi komplain dengan bijaksana
h. Responsif setelah mengetahui keluhan tamu
i. Ucapkan terima kasih
2. Telepon Masuk
a. Pesawat telepon segera diangkat, minimal
3x nada panggil
b. Terima dengan sopan
c. Berikan salam
d. Jelaskan nama kantor / instansi anda
e. Jelaskan bahwa anda siap membantu
f. Tanyakan darimana / siapa
g. Dengarkan dengan baik
h. Berikan jawaban yang efisien
i. Buat catatan pembicaraan
j. Biarkan lawan bicara menutup gagang telepon lebih dahulu
3. Etiket Pelayanan
Adalah ketentuan yang dibuat agar semua komponen yang berhubungan dengan pelayanan dapat menunjang satu sama lainnya. Oleh karena itu etiket pelayanan harus dilakukan oleh semua komponen agar pelayanan yang diberikan benar benar sempurna.
Ketentuan tersebut adalah sebagai berikut :
a. Sikap perilaku dan ekspresi wajah
b. Penampilan
c. Cara berpakaian
d. Cara bertanya
e. Cara berbicara
Yang perlu mendapat perhatian :
1) Selalu ingin membantu setiap keinginan dan kebutuhan tamu
2) Memberi perhatian terhadap permasalahan yang dihadapi tamu
3) Sopan dan ramah dalam melayani tamu
4) Memiliki rasa toleransi yang tinggi dalam menghadapi setiap tindak tanduk tamu
5) Menjaga perasaan tamu, agar tetap merasa tenang, nyaman dan menimbulkan kepercayaan
6) Dapat menahan emosi
7) Menyenangkan orang lain
Yang tidak boleh dilakukan :
- Berpakaian sembarangan
- Melayani sambil makan, minum atau merokok
- Sambil mengobrol
- Menampakkan wajah cemberut
- Sambil membaca
- Petugas hendaknya tidak mengiklankan atau menjual dirinya sendiri misalnya dengan :
- Dandana

kesekertarisan

Kesekertarisan

Artikel Kesekertarisan

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.Keterampilan Utama Sekretaris: Pengetahuan : Ruang lingkup materi : Kesekretarisan, Pengetahuan mesin-mesin kantor, Komunikasi, Manajemen Perkantoran, Surat menyurat bahasa Indonesia, Surat menyurat bahasa Inggris, Pengelolaan arsip, Penanganan telepon, Penanganan Tamu, Agenda pimpinan. Keterampilan : Ruang Lingkup materi : Kecepatan mengetik dengan komputer, Membuat surat niaga dengan bahasa Indonesia, Membuat surat niaga dengan bahasa Inggris, Penanganan telepon, Mencatat pesan dengan steno, Merencanakan perjalanan dinas, Penanganan Kas Kecil, Pengelolaan Arsip Wawancara : Penguasaan materi, Kemampuan komunikasi bahasa inggris, Penampilan, Etika dan Sikap. Presentasi : Penguasaan materi, Sistematika penyajian, Kemampuan berkomunikasi lisan.

Keahlian Komunikasi Bagi Sekretaris

Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.
Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.
Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu
Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan
Komunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.
Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:
Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan
Mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya
Memberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkan
Memberi intonasi kata-kata yang penting
Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:
Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik
Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain
Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan
Apa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkan
Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran
Tinggalkan rasa super, senang mengkritik da emosional
omunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.
Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.
Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu
Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan
Komunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.
Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:
Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan
Mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya
Memberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkan
Memberi intonasi kata-kata yang penting
Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:
Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik
Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain
Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan
Apa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkan
Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran
Tinggalkan rasa super, senang mengkritik da emosional.